Kofax

Od pewnego czasu wchodzi na rynek coraz więcej programów i systemów upraszczających pracę zarówno w dużych jak i mniejszych firmach. W każdym biurze przydatny jest system do zarządzania czasem, wystawiania faktur, również jakiś system pozwalający na rozpoznanie poczty przychodzącej tak elektronicznej jak również papierowej, choćby po zeskanowaniu. Wszystko to zależne jest od tego czym trudni się przedsiębiorstwo. Jeżeli obracamy dużą ilością dokumentacji różnego rodzaju, w dodatku potrzebujemy, żeby wszystko było nie tylko po prostu w segregatorach ale także w odpowiednich folderach w komputerze zdecydowanie powinniśmy dać pracownikom dobry program upraszczający te czynności.

Należy zakupić system, który po pierwsze może działać na wielu stanowiskach. Najczęściej nie ma w firmie jednego pracownika odpowiedzialnego za wprowadzanie do komputera całej dokumentacji tylko po prostu każda osoba czy dział robi to na własną rękę. Sprawdzajmy jakie rozwiązania udostępnia interesujący nas program. To ważne, żeby nie okazało się, że musimy skanować na przykład pięćset dokumentów codziennie, a program odmawia współpracy.

Kolejna sprawa to indeksowanie i odpowiednie dzielenie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobry program do tego przeznaczony ma oczywiście te funkcje wbudowane. Na przykład projektowanie elektroniki marki Kofax mają możliwość rozpoznania kodów kreskowych, określonych formularzy, stron rozdzielających zbiory dokumentów. To niezwykle przydatne rozwiązanie. Nie trzeba myśleć nad tym czy z pewnością dokumenty trafią do odpowiedniego katalogu, czy można skanować kilka formularzy jednocześnie. Jest to możliwe właśnie dzięki tego typu rozwiązaniom.

Co bardzo istotne – tego rodzaju aplikacje dają możliwość poprawiania jakości skanowanych dokumentów. Zwykle mamy okazję oglądać skany, które po prostu są nieczytelne. Za ciemne, rozmazane tło, tworzące jedną plamę litery – unikniemy takiego typu wypadków dzięki właściwym aplikacjom.

Ułatwianie czasochłonnych zadań w przedsiębiorstwie przynosi efekty od razu. Pracownicy są bardziej efektywni, ponieważ odpada im konieczność wykonywania takiego typu czasochłonnych zadań. firma dzięki temu staje się bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Dobrze jest więc inwestować w programy upraszczające obrót dokumentów.

Source: http://efematic.pl/